Informativa sulla privacy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla privacy si applica a MobieTrain NV (“noi”, “ci”, “nostro”), con sede legale in C-Mine 12, 3600 Genk, Belgio, e registrata presso la Crossroads Bank for Enterprises al numero 0598.943.326.

Quando elaboriamo i dati personali in relazione all’uso del software MobieTrain (il “Software”), agiamo come responsabile del trattamento dei dati per conto del vostro datore di lavoro o dell’organizzazione cliente (“Organizzazione cliente”). Tale organizzazione è il titolare del trattamento dei dati e la presente Informativa sulla privacy è complementare alle politiche sulla privacy o agli avvisi emessi da tale organizzazione.

Il software, noto come MobieTrain Mobile Micro Learning Platform, è una soluzione di formazione progettata per aiutare i datori di lavoro a formare e coinvolgere i dipendenti. La presente dichiarazione illustra le modalità di raccolta, utilizzo, archiviazione e protezione dei dati personali nell’ambito della fornitura di questo servizio.

Ci impegniamo a proteggere la vostra privacy. Questa Informativa spiega come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo i dati personali quando l’utente:

• Visitate il nostro sito web all’indirizzo mobietrain.com
• inviate un modulo o vi iscrivete per ricevere aggiornamenti o una demo
• Interagite con le comunicazioni di marketing
• Utilizzate la nostra piattaforma di apprendimento (il “Software”) tramite il vostro datore di lavoro.

A seconda del contesto, possiamo agire come:

• un responsabile del trattamento dei dati(ad esempio, per i visitatori del sito web e i contatti)
• Un responsabile del trattamento dei dati(ad esempio, quando il vostro datore di lavoro fornisce l’accesso al Software).

2. Dati personali che trattiamo

a. Visitatori del sito web e contatti

Se l’utente interagisce con il nostro sito web o con i nostri canali di marketing, possiamo raccogliere:

• nome, e-mail, numero di telefono (se inviato tramite moduli)
• Indirizzo IP, dati del browser/dispositivo
• preferenze per i cookie e tracciamento dell’utilizzo (se acconsentito).

b. Utenti della piattaforma (software)

In qualità di incaricato del trattamento dei dati per il vostro datore di lavoro (nostro cliente), possiamo trattare:

• Nome e cognome
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono
• Titolo di lavoro
• Negozio/reparto
• Gruppo di utenti
• ID dipendente
• Dati della sessione di formazione e avanzamento del completamento

3. Basi legali per il trattamento

Ci basiamo sulle seguenti basi giuridiche:

In qualità di responsabile del trattamento dei dati, MobieTrain elabora i dati degli utenti solo su istruzione dell’organizzazione cliente (responsabile del trattamento dei dati).

4. Consenso dell’Interessato e Gestione delle Preferenze

MobieTrain tratta i dati personali sulla base del consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) per specifiche finalità non strettamente necessarie all’erogazione del servizio, quali:

• Invio di newsletter e comunicazioni promozionali;
• Attività di marketing diretto;
• Attività di profilazione basate sull’analisi delle preferenze, abitudini o comportamenti dell’utente;
• Installazione e utilizzo di cookie non tecnici (analitici, di profilazione, di marketing).

Il conferimento del consenso è sempre facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Modalità di raccolta del consenso

MobieTrain adotta un sistema granulare di gestione del consenso, che prevede l'acquisizione separata dello stesso per ciascuna finalità sopra indicata. In particolare:

• Il consenso viene richiesto mediante caselle di selezione distinte (checkbox) per ciascuna specifica finalità;
• L’utente ha la possibilità di fornire o negare il consenso per ciascun trattamento, in modo autonomo e disgiunto;
• Le scelte espresse vengono registrate, documentate e conservate in conformità all’art. 7, par. 1 del GDPR, per poter dimostrare l’avvenuta acquisizione del consenso.

Gestione del consenso successiva alla raccolta

MobieTrain mette a disposizione degli utenti un pannello di gestione delle preferenze accessibile in ogni momento, tramite:

• Link diretto presente in fondo ad ogni comunicazione e-mail ricevuta (“Gestisci preferenze” o “Cancella iscrizione”);
• Area utente (ove applicabile) o pagina dedicata per la revisione delle impostazioni relative a marketing, profilazione, cookie e newsletter;
• Accesso facilitato all’esercizio dei diritti anche tramite invio di richiesta all’indirizzo privacy@mobietrain.com.

MobieTrain garantisce che la modifica delle preferenze di consenso avrà effetto immediato e che le attività di trattamento incompatibili con le nuove scelte saranno prontamente interrotte.

5. Tutela dei Minori e Limiti di Età

MobieTrain si impegna a proteggere i dati personali dei minori, in conformità all’art. 8 del GDPR e all’art. 2-quinquies del D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018.

L’utilizzo dei servizi offerti da MobieTrain e la registrazione ai nostri portali e applicazioni non è consentita ai minori di anni 16, salvo che non sia prestato e documentato il consenso da parte del titolare della responsabilità genitoriale.

MobieTrain non raccoglie intenzionalmente dati personali di minori di anni 16 senza aver ottenuto tale consenso. Qualora venissimo a conoscenza che un minore ha fornito i propri dati personali senza l’autorizzazione necessaria, ci impegniamo a provvedere tempestivamente alla cancellazione dei dati in conformità alla normativa applicabile.

Qualora un genitore o tutore venga a conoscenza del fatto che un minore ha fornito i propri dati personali senza il consenso necessario, è invitato a contattarci all’indirizzo: privacy@mobietrain.com, affinché si possa provvedere alla verifica e, se del caso, alla rimozione dei dati.

6. Uso dei cookie

Utilizziamo il sistema di gestione dei cookie di HubSpot per informarvi e raccogliere le vostre preferenze.

Il nostro sito web utilizza:

• Cookie strettamente necessari(per la sicurezza del login/sessione)
• Cookie funzionali(per ricordare le preferenze dell’utente)
• Cookie analitici(ad es. Matomo o HubSpot - solo con il consenso)
• Cookie di marketing(ad es. LinkedIn o retargeting - solo con il consenso)

È possibile rivedere e modificare le proprie preferenze sui cookie in qualsiasi momento tramite le Impostazioni dei cookie nel piè di pagina.

Maggiori dettagli sono disponibili nella nostra Informativa sui cookie.

7. Finalità del trattamento (utenti del software)

Quando accedete al software MobieTrain, trattiamo i vostri dati per conto del vostro datore di lavoro per finalità quali:

• fornire un accesso sicuro alla piattaforma
• Assegnazione e monitoraggio dei moduli di formazione
• Supportare l’analisi dell’apprendimento e i rapporti sui progressi
• Migliorare l’esperienza dell’utente e l’efficienza amministrativa

MobieTrain non utilizza questi dati per scopi commerciali indipendenti.

8. Conservazione dei dati

• Contatti inviati dal sito web e dati relativi ai contatti: fino a 24 mesi, a meno che l’utente non ne richieda la cancellazione.
• Iscrizioni al marketing: fino alla revoca del consenso
• Dati degli utenti del software: conservati finché il vostro account è attivoo secondo le istruzioni del vostro datore di lavoro.
• I dati possono essere conservati più a lungo per motivi di conformità, obblighi legali o controversie in corso.

La cancellazione avviene tramite anonimizzazione o cancellazione sicura.

9. Con chi condividiamo i dati

Alcuni dei fornitori di MobieTrain e partner tecnologici possono avere sede o trattare dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), in particolare in paesi terzi quali gli Stati Uniti o altre giurisdizioni che non garantiscono un livello di protezione dei dati equivalente a quello previsto dal GDPR.

In tali casi, MobieTrain assicura che i trasferimenti internazionali avvengano nel rispetto degli articoli da 44 a 49 del GDPR, adottando una o più delle seguenti garanzie adeguate:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (art. 45 GDPR);
• Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCCs) approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR);
• misure supplementari tecniche e organizzative (es. pseudonimizzazione, crittografia, accessi limitati, audit) in linea con le raccomandazioni dell’EDPB (European Data Protection Board);
• deroghe specifiche per situazioni particolari, ove applicabili (art. 49 GDPR).

Non vendiamo né affittiamo i dati personali. Tutti i subprocessori sono tenuti a rispettare rigorosi obblighi di riservatezza e sicurezza ai sensi del GDPR.

10. Sicurezza dei dati

Implementiamo misure tecniche e organizzative per proteggere i vostri dati, tra cui:

• Gestione della sicurezza delle informazioni certificata ISO27001
• Crittografia (AES-256 a riposo, TLS 1.3 in transito)
• Controllo dell’accesso basato sui ruoli e MFA
• Gestione dei dispositivi (JAMF) e protezioni firewall
• Controlli sull’accesso fisico e NDA del personale
• Test di penetrazione e audit regolari

Nessun metodo di trasmissione è sicuro al 100%, ma seguiamo le migliori pratiche del settore.

11. Processo decisionale automatizzato

Non utilizziamo processi decisionali automatizzati o di profilazione che abbiano effetti legali o di analoga rilevanza sulle persone.

12. I vostri diritti (GDPR)

In qualità di soggetto interessato, avete il diritto di:

• accedere ai propri dati personali
• correggere o aggiornare i dati inesatti
• richiedere la cancellazione (“diritto all’oblio”)
• Limitare o opporsi al trattamento (ove applicabile)
• Ricevere i vostri dati in formato portatile
• revocare il consenso (per il marketing o i cookie analitici)

Nell’ambito dell’attività di marketing diretto l’utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.
In caso di opposizione, MobieTrain si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali per tali finalità.

Esercizio dei propri diritti:

📧Email: support@mobietrain.com
📧 DPO: rui.oliveira@mobietrain.com

Se trattiamo i vostri dati per conto del vostro datore di lavoro, possiamo inoltrare la vostra richiesta a quest’ultimo.

In alcuni casi, potremmo richiedere una prova di identità prima di soddisfare la vostra richiesta.

13. Reclami

Se avete dubbi su come vengono trattati i vostri dati, potete:

• Contattarci direttamente all’indirizzo support@mobietrain.com
• Contattare il vostro datore di lavoro (responsabile del trattamento dei dati)
• Presentare un reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personalidel vostro paese.

Autorità di controllo del Belgio:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
📄 https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei nostri elaboratori (ad esempio, HubSpot, Microsoft) possono memorizzare i dati al di fuori del SEE. In questi casi, ci assicuriamo che:

• l’utilizzo di clausole contrattuali standard (SCC)approvate dalla Commissione europea
• Impegni adeguati in materia di sicurezza e protezione dei dati

15. Aggiornamenti alla presente Informativa sulla privacy

Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla privacy per riflettere le modifiche apportate alla legge o ai nostri servizi. In tal caso, modificheremo la data di “Ultimo aggiornamento” riportata sopra.

Vi invitiamo a rivedere periodicamente questa pagina.

16. Contatto

MobieTrain NV
C-Mine 12, 3600 Genk, Belgio
📧 Richieste generali: support@mobietrain.com
📧 Responsabile della protezione dei dati: rui.oliveira@mobietrain.com