Privacybeleid

1. Inleiding

Deze Privacyverklaring is van toepassing op MobieTrain NV (“wij”, “ons”, “onze”), met maatschappelijke zetel te C-Mine 12, 3600 Genk, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0598.943.326.

Bij het verwerken van persoonsgegevens in verband met het gebruik van de MobieTrain software (de “Software”), treden wij op als gegevensverwerker namens uw werkgever of klantorganisatie (“Klantorganisatie”). Die organisatie is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en deze Privacyverklaring is een aanvulling op het privacybeleid of de privacymededelingen van die organisatie.

De Software, bekend als het MobieTrain Mobile Micro Learning Platform, is een trainingsoplossing ontworpen om werkgevers te helpen bij het trainen en betrekken van werknemers. Deze Verklaring beschrijft hoe wij persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen bij het leveren van deze dienst.

Wij zijn toegewijd aan het beschermen van uw privacy. In dit beleid wordt uitgelegd hoe we persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u:

• Onze website bezoekt op mobietrain.com
• Een formulier indient of zich aanmeldt voor updates of een demo
• Reageert op marketingcommunicatie
• Ons leerplatform (de “Software”) gebruikt via uw werkgever

Afhankelijk van de context kunnen wij optreden als:

• Een gegevensbeheerder(bijv. voor websitebezoekers en leads)
• Een gegevensverwerker(bijv. wanneer je werkgever toegang biedt tot de Software)

2. Persoonsgegevens die we verwerken

1. Websitebezoekers en leads

Als je interactie hebt met onze website of marketingkanalen, kunnen we het volgende verzamelen:

• Naam, e-mail, telefoonnummer (indien ingediend via formulieren)
• IP-adres, browser-/apparaatgegevens
• Cookievoorkeuren en gebruikstracking (indien toegestaan)

2. Platformgebruikers (Software)

Als gegevensverwerker voor je werkgever (onze klant), kunnen we het volgende verwerken:

• Voornaam en achternaam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• Functie
• Winkel/afdeling
• Gebruikersgroep
• ID werknemer
• Gegevens van trainingssessies en voortgang van voltooiing

3. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij baseren ons op de volgende rechtsgronden:

MobieTrain verwerkt als gegevensverwerker alleen gebruikersgegevens in opdracht van de klantorganisatie (gegevensbeheerder).

4. Toestemming van de betrokkene en voorkeurbeheer

MobieTrain verwerkt persoonsgegevens op basis van de toestemming van de betrokkene overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van Verordening (EU) 2016/679 (“AVG”) voor specifieke doeleinden die niet strikt noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst, zoals:

• Het verzenden van nieuwsbrieven en promotionele communicatie;
• Direct marketingactiviteiten;
• Profilering op basis van analyse van voorkeuren, gewoonten of gedrag van gebruikers;
• Installatie en gebruik van niet-essentiële cookies (analytics, marketing, profiling).

Het geven van toestemming is altijd optioneel en kan op elk moment worden ingetrokken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond vóór de intrekking.

Methode voor het verkrijgen van toestemming

MobieTrain hanteert een fijnmazig toestemmingsmechanisme, dat onder meer het volgende omvat:

• Afzonderlijke selectievakjes voor elk afzonderlijk doeleinde zoals hierboven opgesomd;
• De mogelijkheid voor de gebruiker om afzonderlijk toestemming te geven of te weigeren voor elke verwerkingsactiviteit;
• Registratie en opslag van de gegeven toestemming, in overeenstemming met artikel 7, lid 1, AVG, ter aantoning van geldige toestemming.

Beheer van toestemming na verzameling

MobieTrain biedt gebruikers een voorkeurenbeheerpaneel, dat te allen tijde toegankelijk is via:

• Een directe link in elke e-mailcommunicatie (bijv. “Voorkeuren beheren” of “Uitschrijven”);
• Een gebruikersdashboard (indien van toepassing) of een speciale webpagina om instellingen met betrekking tot marketing, profilering, cookies en nieuwsbrieven te beheren;
• Eenvoudige toegang tot de uitoefening van rechten door contact op te nemen via: privacy@mobietrain.com.

MobieTrain zorgt ervoor dat elke wijziging in toestemmingsvoorkeuren onmiddellijk van kracht wordt en dat onverenigbare verwerkingsactiviteiten onmiddellijk worden opgeschort.

5. Bescherming van kinderen en leeftijdsgrens

MobieTrain zet zich in voor de bescherming van persoonsgegevens van kinderen overeenkomstig artikel 8 van de AVG en artikel 2‑quinquies van het Italiaanse wetsbesluit 196/2003, zoals gewijzigd door wetsdecreet 101/2018.
Onze diensten en platforms zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar, tenzij expliciete en verifieerbare toestemming is gegeven door de houder van het ouderlijk gezag.

MobieTrain verzamelt niet bewust persoonsgegevens van gebruikers jonger dan 16 jaar zonder ouderlijke toestemming. Als wij ons ervan bewust worden dat persoonsgegevens zijn verstrekt door een minderjarige zonder de vereiste toestemming, zullen wij deze gegevens onmiddellijk verwijderen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers die vernemen dat een minderjarige persoonlijke informatie heeft verstrekt zonder de juiste toestemming, worden verzocht contact met ons op te nemen via: privacy@mobietrain.com, zodat wij de gegevens kunnen verifiëren en indien nodig verwijderen.

6. Gebruik van cookies

Wij gebruiken het cookie management systeem van HubSpot om u te informeren en uw voorkeuren te verzamelen.

Onze website maakt gebruik van:

• Strikt noodzakelijke cookies(voor login/sessiebeveiliging)
• Functionele cookies(om gebruikersvoorkeuren te onthouden)
• Analytics cookies(bijv. Matomo of HubSpot tracking - alleen met toestemming)
• Marketing cookies(bijv. LinkedIn of retargeting - alleen met toestemming)

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment bekijken en wijzigen via de Cookie-instellingen in de voettekst.

Meer details zijn beschikbaar in ons Cookiebeleid (link naar aparte beleidspagina).

7. Doeleinden van verwerking (softwaregebruikers)

Wanneer u toegang krijgt tot de MobieTrain Software, verwerken wij uw gegevens namens uw werkgever voor doeleinden als:

• Het bieden van beveiligde toegang tot het platform
• Toewijzen en volgen van trainingsmodules
• Ondersteunen van leeranalyses en voortgangsrapportages
• Verbeteren van gebruikerservaring en administratieve efficiëntie

MobieTrain gebruikt deze gegevens niet voor onafhankelijke commerciële doeleinden.

8. Bewaren van gegevens

• Website contact inzendingen en lead gegevens: tot 24 maanden, tenzij u verwijdering aanvraagt
• Marketingabonnementen: totdat u uw toestemming intrekt
• Software gebruikersgegevens: bewaard zolang uw account actief is, of zoals opgedragen door uw werkgever
• Gegevens kunnen langer worden bewaard voor naleving, wettelijke verplichtingen of lopende rechtszaken

Verwijdering wordt uitgevoerd door anonimisering of veilig wissen.

9. Met wie we gegevens delen

Sommige dienstverleners en technologiepartners van MobieTrain zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of verwerken daar persoonsgegevens, met inbegrip van derde landen zoals de Verenigde Staten of andere rechtsgebieden die geen passend niveau van gegevensbescherming bieden zoals erkend door de Europese Commissie.

In dergelijke gevallen zorgt MobieTrain ervoor dat internationale doorgiften van gegevens plaatsvinden in overeenstemming met de artikelen 44 tot en met 49 van de AVG, door een of meer van de volgende passende waarborgen toe te passen:

• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie overeenkomstig artikel 45 AVG;
• Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 46 AVG;
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen, zoals pseudonimisering, versleuteling, toegangsbeperkingen en auditmechanismen, in lijn met de aanbevelingen van de European Data Protection Board (EDPB);
• Specifieke afwijkingen voor bijzondere situaties zoals beschreven in artikel 49 AVG, indien van toepassing.

MobieTrain beoordeelt voortdurend het beschermingsniveau dat wordt geboden aan persoonsgegevens en ziet erop toe dat alle externe ontvangers van gegevens voldoende garanties bieden voor de bescherming van de rechten en vrijheden van gebruikers.

We verkopen of verhuren geen persoonlijke gegevens. Alle subverwerkers zijn gebonden aan strikte geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen onder GDPR.

10. Beveiliging van gegevens

We implementeren zowel technische als organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• ISO27001-gecertificeerdinformatiebeveiligingsbeheer
• Encryptie (AES-256 in rust, TLS 1.3 in transit)
• Rolgebaseerde toegangscontrole en MFA
• Apparaatbeheer (JAMF) en firewallbescherming
• Fysieke toegangscontroles en NDA's voor personeel
• Regelmatige penetratietests en audits

Geen enkele overdrachtsmethode is 100% veilig, maar we volgen de beste industriële praktijken.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

We maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die wettelijke of vergelijkbare significante gevolgen heeft voor individuen.

12. Uw rechten (GDPR)

Als betrokkene heb je het recht om:

• Toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens
• Onjuiste gegevens te corrigeren of bij te werken
• Verzoek om verwijdering (“recht om vergeten te worden”)
• De verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken (indien van toepassing)
• Uw gegevens in een draagbaar formaat te ontvangen
• Toestemming intrekken (voor marketing of analytische cookies)

Met betrekking tot direct marketingactiviteiten hebt u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering die verband houdt met dergelijke marketing.

Uw rechten uitoefenen:

📧 E-mail: support@mobietrain.com
📧 DPO: rui.oliveira@mobietrain.com

Als we uw gegevens verwerken namens uw werkgever, kunnen we uw verzoek naar hen doorsturen.

In sommige gevallen kunnen we om een identiteitsbewijs vragen voordat we uw verzoek inwilligen.

13. Klachten

Als u zich zorgen maakt over hoe er met uw gegevens wordt omgegaan, kunt u:

• Rechtstreeks contact met ons opnemen via support@mobietrain.com
• Contact opnemen met uw werkgever (gegevensbeheerder)
• Een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteitin uw land

Toezichthoudende autoriteit in België:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
h ttps://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. Internationale gegevensoverdrachten

Sommige van onze verwerkers (bijv. HubSpot, Microsoft) kunnen gegevens buiten de EER opslaan. In dergelijke gevallen zorgen we ervoor dat:

• Gebruik van Standaard Contractuele Clausules (SCC's)die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie
• Adequate beveiliging en verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming

15. Updates van dit privacybeleid

We kunnen dit Privacybeleid bijwerken om wijzigingen in de wet of onze services weer te geven. Wanneer we dat doen, zullen we de datum “Laatst bijgewerkt” hierboven aanpassen.

We raden je aan deze pagina regelmatig te bekijken.

16. Contact

MobieTrain NV
C-Mine 12, 3600 Genk, België
📧 Algemene vragen: support@mobietrain.com
📧 Functionaris voor gegevensbescherming: rui.oliveira@mobietrain.com