Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026
1. Inleiding
Deze privacyverklaring is van toepassing op MobieTrain NV (hierna “MobieTrain”, “wij” of “ons”), met maatschappelijke zetel te Horizonlaan 36, 3600 Genk, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0598.943.326.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in het kader van het gebruik van de MobieTrain-software (hierna de “Software”), treden wij op als verwerker namens je werkgever of de organisatie die gebruikmaakt van onze diensten (hierna de “Klantorganisatie”). Deze organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring vormt dan ook een aanvulling op het privacybeleid of de privacyverklaring van de Klantorganisatie.
De Software, bekend als het MobieTrain Mobile Micro Learning Platform, is een leerplatform waarmee organisaties hun medewerkers op een toegankelijke en effectieve manier kunnen opleiden en betrekken. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we die gebruiken en bewaren, en welke maatregelen we nemen om ze te beschermen.
De bescherming van je privacy vinden we belangrijk. Daarom leggen we uit hoe we met je persoonsgegevens omgaan wanneer je:
- Onze website mobietrain.com bezoekt;
- Een contactformulier invult, een demo aanvraagt of je inschrijft voor updates;
- Reageert op onze marketingcommunicatie;
- Via je werkgever gebruikmaakt van ons leerplatform.
Afhankelijk van de situatie treedt MobieTrain op als:
- Verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld voor persoonsgegevens van websitebezoekers en potentiële klanten;
- Verwerker, bijvoorbeeld wanneer je werkgever je toegang geeft tot de Software.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
a. Websitebezoekers en potentiële klanten
Wanneer je onze website bezoekt of contact hebt met ons via marketingkanalen, kunnen we de volgende gegevens verzamelen:
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer, wanneer je die zelf invult in een formulier;
- IP-adres en informatie over je browser en apparaat;
- Cookievoorkeuren en gegevens over je websitegebruik, voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven wanneer die vereist is.
b. Gebruikers van het leerplatform (Software)
Wanneer we namens je werkgever als verwerker optreden, kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Voor- en achternaam;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer;
- Functie;
- Vestiging of afdeling;
- Gebruikersgroep;
- Personeelsnummer;
- Gegevens over gevolgde opleidingen, leersessies en de voortgang van leertrajecten.
c. Rechtsgrond voor de verwerking
We verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
| Doel van de verwerking | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Beantwoorden van vragen en contactverzoeken | Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f) |
| Toegang bieden tot het leerplatform | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b) |
| Versturen van nieuwsbrieven na inschrijving | Toestemming (art. 6, lid 1, a) |
| De website beheren en beveiligen | Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f) |
| Websiteanalyse en marketing via cookies | Toestemming (art. 6, lid 1, a) |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c) |
Wanneer MobieTrain als verwerker optreedt, verwerken we persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van de Klantorganisatie, die verantwoordelijk is voor de verwerking.
d. Toestemming en het beheren van voorkeuren
Voor bepaalde activiteiten die niet strikt noodzakelijk zijn om onze diensten aan te bieden, verwerken we persoonsgegevens op basis van je toestemming, overeenkomstig artikel 6, lid 1, a) van Verordening (EU) 2016/679 (AVG).
Het gaat onder meer om:
- Het versturen van nieuwsbrieven en promotionele berichten;
- Directmarketingactiviteiten;
- Profilering op basis van je voorkeuren, gewoonten of gedrag;
- Het plaatsen en gebruiken van niet-essentiële cookies, zoals analytische, marketing- en profileringscookies.
Je beslist altijd zelf of je hiervoor toestemming geeft. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Hoe vragen we je toestemming?
MobieTrain maakt gebruik van een systeem waarbij je voor elke afzonderlijke activiteit toestemming kunt geven.
Dit betekent dat:
- Elke verwerkingsdoelstelling een apart selectievakje heeft;
- Je per activiteit zelf kunt kiezen of je toestemming geeft of weigert;
- We je toestemming registreren en bewaren overeenkomstig artikel 7, lid 1, van de AVG, zodat we kunnen aantonen dat deze op geldige wijze werd verkregen.
Hoe kun je je voorkeuren aanpassen?
Je kunt je voorkeuren op elk moment bekijken en wijzigen via:
- De link “Voorkeuren beheren” of “Uitschrijven” in onze e-mails;
- Je persoonlijke dashboard, indien beschikbaar, of een specifieke pagina waar je je instellingen voor marketing, profilering, cookies en nieuwsbrieven kunt aanpassen;
- Een rechtstreeks verzoek aan privacy@mobietrain.com.
Wijzigingen in je toestemmingsvoorkeuren worden onmiddellijk toegepast. Verwerkingen waarvoor je geen toestemming meer geeft, worden zo snel mogelijk stopgezet.
5. Bescherming van minderjarigen en leeftijdsgrenzen
MobieTrain hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens van minderjarigen, overeenkomstig artikel 8 van de AVG en artikel 2-quinquies van het Italiaanse wetsbesluit 196/2003, zoals gewijzigd bij wetsbesluit 101/2018.
Onze diensten en platformen zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar, tenzij een ouder of wettelijke voogd hiervoor uitdrukkelijk en aantoonbaar toestemming heeft gegeven.
MobieTrain verzamelt niet bewust persoonsgegevens van gebruikers jonger dan 16 jaar zonder de vereiste ouderlijke toestemming.
Wanneer we vaststellen dat een minderjarige zonder de nodige toestemming persoonsgegevens heeft verstrekt, verwijderen we deze gegevens zo snel mogelijk, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Ouders of wettelijke vertegenwoordigers die vermoeden dat een minderjarige zonder geldige toestemming persoonsgegevens heeft gedeeld, kunnen contact opnemen via privacy@mobietrain.com. We zullen de situatie onderzoeken en de gegevens indien nodig verwijderen.
6. Gebruik van cookies
We gebruiken het cookiebeheersysteem van HubSpot om je te informeren over ons cookiegebruik en je voorkeuren vast te leggen.
Onze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies:
- Strikt noodzakelijke cookies: zorgen ervoor dat de website correct en veilig werkt, bijvoorbeeld voor aanmeldingen en sessiebeveiliging;
- Functionele cookies: onthouden je voorkeuren en maken het gebruik van de website gemakkelijker;
- Analytische cookies: helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld via Matomo of HubSpot. Deze worden alleen geplaatst met je toestemming;
- Marketingcookies: worden gebruikt voor advertenties en retargeting, bijvoorbeeld via LinkedIn. Ook hiervoor vragen we vooraf je toestemming.
Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment bekijken of aanpassen via Cookie-instellingen onderaan onze website.
Meer informatie vind je in ons afzonderlijke Cookiebeleid (link naar de betreffende pagina).
7. Waarom verwerken we gegevens van platformgebruikers?
Wanneer je het MobieTrain-platform gebruikt, verwerken we je persoonsgegevens namens je werkgever om:
- Je veilig toegang te geven tot het platform;
- Opleidingen en leermodules toe te wijzen en de voortgang ervan op te volgen;
- Inzicht te bieden in leerresultaten via analyses en voortgangsrapporten;
- De gebruikservaring te verbeteren en het beheer van opleidingen efficiënter te maken.
MobieTrain gebruikt deze gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden.
8. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Daarbij hanteren we de volgende bewaartermijnen:
- Contactaanvragen en gegevens van potentiële klanten: maximaal 24 maanden, tenzij je eerder om verwijdering vraagt;
- Inschrijvingen voor marketingcommunicatie: totdat je je toestemming intrekt;
- Gegevens van platformgebruikers: zolang je account actief is, of volgens de instructies van je werkgever.
In bepaalde gevallen kunnen we gegevens langer bewaren wanneer dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of in verband met lopende juridische procedures.
Wanneer de bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
9. Met wie delen we je persoonsgegevens?
Voor het aanbieden en ondersteunen van onze diensten werken we samen met externe dienstverleners en technologiepartners.
Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of verwerken daar persoonsgegevens, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten of in andere landen waarvoor de Europese Commissie geen passend beschermingsniveau heeft vastgesteld.
In dergelijke gevallen zorgen we ervoor dat internationale gegevensdoorgiften voldoen aan de artikelen 44 tot en met 49 van de AVG.
Daarvoor maken we, afhankelijk van de situatie, gebruik van een of meer van de volgende waarborgen:
- Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie overeenkomstig artikel 45 van de AVG;
- Standaardcontractbepalingen (SCC's) die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd overeenkomstig artikel 46 van de AVG;
- Aanvullende technische en organisatorische maatregelen, zoals pseudonimisering, versleuteling, toegangsbeperkingen en controles, in overeenstemming met de aanbevelingen van het Europees Comité voor gegevensbescherming (EDPB);
- Specifieke uitzonderingen voor bijzondere situaties, zoals voorzien in artikel 49 van de AVG, wanneer deze van toepassing zijn.
MobieTrain beoordeelt regelmatig of persoonsgegevens voldoende beschermd zijn en controleert of externe partijen passende garanties bieden om de rechten en vrijheden van gebruikers te waarborgen.
Onze belangrijkste dienstverleners en technologiepartners
| Dienstverlener | Doel | Locatie | Waarborgen |
|---|---|---|---|
| Google Cloud | Hosting en database-infrastructuur | EER | SCC's en aanvullende maatregelen |
| Luzmo (Cumul.io) | Visualisatie van dashboards en opleidingsrapporten | België, EER | SCC's |
| Matomo | Websiteanalyse, indien ingeschakeld | EER | SCC's |
| HubSpot | CRM, formulieren, cookiebeheer en marketingmails | Verenigde Staten en EER | SCC's |
| Microsoft Outlook | E-maildiensten en hosting van mailboxen | EER of Verenigde Staten | SCC's |
MobieTrain verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens aan derden.
Alle subverwerkers zijn gebonden aan strikte verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid en gegevensbeveiliging, overeenkomstig de AVG.
10. Gegevensbeveiliging en verwerkingstechnologieën
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking.
Deze maatregelen omvatten onder meer:
- Een informatiebeveiligingsbeheersysteem dat gecertificeerd is volgens ISO 27001;
- Versleuteling met AES-256 voor opgeslagen gegevens en TLS 1.3 voor gegevensoverdracht;
- Rolgebaseerde toegangscontrole en multifactorauthenticatie (MFA);
- Centraal apparaatbeheer via JAMF en firewallbeveiliging;
- Fysieke toegangsbeveiliging en geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers;
- Regelmatige penetratietests en beveiligingsaudits.
Hoewel geen enkele methode voor gegevensoverdracht of -opslag volledig risicovrij is, volgen we erkende beveiligingsstandaarden en gangbare best practices om risico's zoveel mogelijk te beperken.
MobieTrain maakt daarnaast gebruik van AI-technologie van OpenAI.
Meer informatie over het gebruik van artificiële intelligentie vind je in onze Algemene Voorwaarden (EULA, artikel 19).
11. Geautomatiseerde besluitvorming
MobieTrain maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor personen of hen op een vergelijkbare manier aanzienlijk beïnvloedt.
12. Je rechten onder de AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Je hebt het recht om:
- Je persoonsgegevens in te zien en informatie te krijgen over hoe ze worden verwerkt;
- Onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren of aanvullen;
- Je persoonsgegevens te laten verwijderen, wanneer de wet dit toestaat (het recht op gegevenswissing);
- De verwerking te laten beperken of bezwaar te maken, wanneer dit van toepassing is;
- Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, wanneer je recht hebt op gegevensoverdraagbaarheid;
- Je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor marketingcommunicatie of analytische cookies.
Voor directmarketingactiviteiten kun je op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens, inclusief eventuele profilering die verband houdt met deze marketingactiviteiten.
Wanneer je bezwaar maakt, stopt MobieTrain zonder onnodige vertraging met de verwerking van je gegevens voor deze doeleinden.
Hoe oefen je je rechten uit?
Stuur een e-mail naar:
Wanneer wij je persoonsgegevens verwerken namens je werkgever, kunnen we je verzoek doorverwijzen naar je werkgever, die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.
Om je gegevens te beschermen, kunnen we in bepaalde gevallen vragen om je identiteit te bevestigen voordat we je verzoek behandelen.
13. Vragen, klachten en meldingen
Heb je vragen of maak je je zorgen over de manier waarop je persoonsgegevens worden verwerkt? Dan kun je:
- Rechtstreeks contact opnemen met MobieTrain via privacy@mobietrain.com;
- Contact opnemen met je werkgever, wanneer die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke;
- Een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in jouw land.
In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
14. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Sommige van onze dienstverleners, waaronder HubSpot en Microsoft, kunnen persoonsgegevens opslaan of verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer dit gebeurt, zorgen we voor passende waarborgen, waaronder:
- Het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's);
- Passende contractuele afspraken en beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
15. Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving verandert, onze diensten evolueren of we onze manier van gegevensverwerking wijzigen.
Bij elke aanpassing werken we de datum bovenaan deze pagina bij onder “Laatst bijgewerkt”.
We raden je aan deze pagina regelmatig te bekijken, zodat je op de hoogte blijft van hoe we met je persoonsgegevens omgaan.
16. Contactgegevens
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op.
MobieTrain NV
Horizonlaan 36
3600 Genk, België
E-mail: privacy@mobietrain.com