On- of offline? Voor- en nadelen van twee manieren van het opleiden van je medewerkers

Of het nu de aanloop richting een nieuwe lancering, de opening van een nieuw filiaal of een nieuwe collectie is: jouw organisatie heeft ongetwijfeld periodes waarin jij en je collega’s in korte tijd veel nieuwe mensen moeten inwerken. Er zijn -tig manieren waarop je nieuwe medewerkers aan boord verwelkomt en ze de kneepjes van het vak leert, en één van de keuzes die je moet maken is die tussen een offline- en een online training. Wat zijn de verschillen, en wanneer kies je voor welke manier?

1. De kracht van herhaling: terughijsen wat niet blijft hangen

Eén van de grootste nadelen van persoonlijke face to face informatieoverdracht is hoe slecht ontvangers de boodschap onthouden. Gedateerde literatuur spreekt over een willekeurige 10 procent retentie van wat men hoort. Dingen die je doet, zo zegt de intuïtie, onthoud je beter. Maar je kunt een nieuwe medewerker niet zonder enige voorbereiding de werkvloer van een staalfabriek opsturen: hoe beslis je nu hoe je hem zijn eerste informatie geeft?

Je kunt het best werken met de kracht van herhaling in gedachten. Hoeveel procent van de boodschap er ook blijft hangen, het is nooit 100 procent. Kies er dus voor je hoofdboodschap één keer (kort) te geven, maar in de eerste periode vaker te herhalen. Zo blijft er informatie hangen die de vorige keer wegviel en krijgt je nieuwe medewerker de kracht van herhaling mee.

2. Uniforme boodschap: zeg altijd hetzelfde

Het probleem met fysieke trainingen is dat de leraar dezelfde gebreken heeft als de student. Zelfs als je als afdelingsmanager van plan bent een onboarding twee keer te geven, is er geen garantie dat je twee keer hetzelfde zegt. Je onthoudt simpelweg niet alles in je presentatie te bespreken.

Onlinetrainingen die je live geeft hebben datzelfde probleem. Tenzij je ze opneemt, natuurlijk. Een videotraining bespaart je sowieso tijd (je hoeft als manager geen twee keer per personeelslid op te komen te draven) én je weet zeker dat je een uniforme boodschap brengt. Op die manier hoort je nieuwe collega twee keer dezelfde boodschap en weet je zeker dat hij alles goed meekrijgt.

3. Gevoelskwestie: fysiek is niet te vervangen

Er is één voordeel van fysieke onboardingsgesprekken en trainingen dat een digitale variant nooit kan vervangen. Dat is het gevoel. Als het straks weer sociaal geaccepteerd is, is het toch wel fijn als je als nieuwe kracht een warme handdruk en een kop koffie krijgt, bij je eerste kennismaking. Die zijn via een Zoom-call niet te simuleren. Zorg daarom, als dat kan, dat je altijd fysiek kennismaakt met je nieuwe mensen. Eventuele latere meetings en uitlegmomenten kunnen prima digitaal, maar écht kennismaken doe je liefst niet via een scherm.

4. Praktische kennis: sommige dingen moet je voelen

Er zijn genoeg voorbeelden te bedenken van taken op de werkvloer die je waarschijnlijk best in een video van drie uur uit kan leggen, maar die je óók drie keer gewoon voor kunt doen. Veel sportwinkels bieden bijvoorbeeld de service van het besnaren van tennisrackets aan. Daar zijn genoeg instructievideo’s van te vinden op YouTube. Maar tot je achter het bespanningsapparaat staat en daadwerkelijk met verschillende snaren werkt, is er niets dat je kan voorbereiden op hoe het voelt om de snaar door het racket heen te vlechten. Hetzelfde geldt voor -tig andere taken die in iedere organisatie moeten gebeuren. Theorie brengt je tot zover, op een gegeven moment is het tijd om te doen.

5. Concreet of abstract: niet alles is zomaar zichtbaar

In een persoonlijke training ben je redelijk vastgebonden aan wat er op dat moment in het kantoor, op de werkvloer of in de trainingsruimte beschikbaar is. Persoonlijke trainingen zijn concreet.

Als je wat meer afstand wil nemen van de materie, een overzichtelijke blik op een onderwerp wil werpen, ontkom je haast niet aan (online) video. Om weer een winkelmanager als voorbeeld te nemen: die kan prima uitleggen hoe een lading vracht in zijn winkel aankomt en hoe het personeel die het best kan verwerken. Maar als hij zijn medewerker een totaalbeeld van de logistieke keten wil geven, met details over distributiecentra, bestelprocedures en voorraadbeheer, dan ontkomt hij er niet aan met andere bronnen te werken. Ook dat kun je ongetwijfeld persoonlijk uitleggen, maar het is gemakkelijk als je dat iemand laat zien.

Naast deze factoren is er nog één heel belangrijk in je keuze voor on- of offline: persoonlijke voorkeur. Een introverte medewerker zal bijvoorbeeld minder behoefte hebben aan constante fysieke cursussen dan een medewerker die opleeft bij alle vormen van menselijk contact. De beste manier zal daarom nooit ‘of-of’ zijn: ‘Blended’ learning zegt dat je een pakket kan maken waarin je verschillende modules en lessen op verschillende manieren aan kunt bieden, precies zoals het bij jouw organisatie past. Focus je daarom niet op één specifieke leervorm, maar vraag je altijd af welke manier per situatie het meest geschikt is. Deze blog kan je daar hopelijk bij helpen.